新食代食品的管理新时代--青岛新食代食品有限公司的信息化应用

青岛新食代食品有限公司是一家具有美资背景，集研发、生产、销售为一体的出口食品生产企业，专业手工生产速冻食品、烘焙食品，其中包括中式点心、西式糕点及中秋月饼。传统的工艺优势，严格的质量管理，信实的合作态度，创造出纯天然、安全、健康的食品。

公司为追求产品质量和服务质量上的完美，公司执行严谨的质量控制体系。在采购方面对所有供应商进行严格把关，产品均采用精选来自无公害绿色生产基地，天然原材料，每种原材料经过严格的筛选，符合所出口国家的标准，所有原材料都能保证其品质的稳定及安全，为后续所生产的产品的标准化提供保障。制作方面秉承传统手工制作工艺，做到精工细致，充分确保了产品的美观和可口。

目前公司占地面积1.2万平方米，厂房面积1万多平方米，拥有生产员工400多人，产能为蒸点20多吨/天，烘点16吨/天，所生产的产品有80多个品种，主要出口美国、日本、澳洲、新加坡及英国等国家。青岛新食代食品有限公司已通过QS、HACCP、美国FDA等认证，是中国为数不多，符合美国联邦水产品HACCP法规和SSOP规定，水产品制品可以输往美国的厂家之一。

一、项目介绍：

（1）信息化动因：

随着公司规模的扩大，以及公司业务的扩展，公司管理中遇到了难题，主要表现在：

1.   销售订单统计分析的问题：订单量增大，销售人员信息统计困难，不只清楚订单可执行情况、发货情况等信息，造成部分订单延迟交付和订单流失；

2.   应收账款统计的问题：由于订单量和客户量的增加，应收账款和账期难于统计，客户应收账款的追缴和对账困难，导致应收账款账期长和呆账坏账出现；

3.   材料成本增加的问题：原材料涨价，保质期、批量统计不及时，造成成本增加、降低企业利润；

4.   内部信息共享问题：业务单据繁多，统计困难，每个月与仓库，采购，生产、销售对账困难切容易出错。

（2）应用目标：

公司接触用友T3标准版软件以后，认为T3产品让用户能够快速应用、实施效果显著等特点，非常适合企业当前的需求。因此将项目目标锁定在公司目前急需解决的几个关键问题：

n  信息共享，提升工作效率；

n  简单物控，控制成本，增加利润

n  明确应收账款、账龄分析

n  明确人员职责，完善内控体系

n  领导层清晰帐表

二、应用状况

（1）应用模块：

根据公司目前情况，最终确定了此次实施模块有：总账报表、购销存、存货核算、出纳通、老板通。

（2）网络架构：

三、应用过程：

在新食代食品公司财务部牵头、高层领导的关注下，通过与青岛市番友财务软件有限公司的密切配合，经过5个人/天的努力，T3项目成功上线，管理效益显著，库存成本、及时交付成本大幅度下降,公司以前所涉及的难以解决的问题得到了明显的改善。

n  1月13号正式启动，当天完成了项目启动，和对方主要领导财务部杨经理确定主实施计划。部门总体调研等工作，初步完成系统安装调试工作。确认准备的静态数据和动态数据内容；

n  1月18号，入静态数据，确认建立帐套。按照实施计划和关键问题见，进行了培训工作，先对系统整个流程的培训，然后分部门进行关健人员培训。交付岗位操作说明书，下发上机练习，系统试运行；

n  1月21号，根据一月份盘点数据，录入各模块期初数据，系统正式运行。并时根据企业管理需求设置单据格式，模块参数设定，权限设定等；

n  1月25号，针对录入业务单据进行检查，核算确认应收应付成本与总账实现对接。

n  2月5号，系统运行总结。生成各统计报表和财务报表数据统计。运行结果，投入天数是5个人/天。

四、应用价值

(1) 控制费用，防备管理漏洞

应用价值：所有费用可以按部门、个人及项目多维度核算，实时对费用的查询、分析，以达到严格控制费用为目的。

(2) 建立集成统一的信息化管理平台

管理难点：青岛市新食代食品有限公司在与用友合作之前部分部门已经进行了信息化，但由于各部门独立使用，未能把企业的经营、业务流程、生产过程和组织结构与管理软件统一起来，也未对原有业务流程和活动的各环节进行合理化分析并加以优化，只是在原有的基础上用计算机代替了已有的手工操作，企业的经营管理并未发生实质性变化，各部门间的业务关系仍然是一个个信息孤岛，数据相对独立,不能够在业务发生时很好的达到信息共享，加快业务速度。

应用价值：T3系统的升级帮助企业建立了一个环环相扣的供应链，把各部门的分散计划纳入整个供应链计划中，实现资源和信息共享，使各部门在一个整体信息管理系统下实现协调运作，从而大大增强了供应链在企业环境中的整体优势，也使各部门实现了以最小的个别成本和转换成本获得最大成本优势的预期目标。

(3) 方便快捷的查询各种数据信息

应用价值：系统对采购和销售等各部门的数据信息能够很好的进行精确管理，使各部门在做业务时能够准确无误的进行采购生产销售，系统将信息及时准确的传达给工作人员，工作人员根据系统提供的信息可以按时定量的采购生产，增强本公司资金的流动性，带来更大的效益。

(4) 有效降低总体库存水平

管理难点：企业产品种类多，库存管理异常复杂，产品的物料需求信息也随之不断更新，造成采购量大小不好把握。这样一来，信息的同步提供就显得尤为重要，但传统的管理模式便难以适应企业的信息更新要求，不仅让企业陷入经营困境，更是客户流失的一大原因。

应用价值：通过用友在购销存供应链的实施，青岛市新食代食品有限公司最大限度地减少了库存积压，缓解了呆滞料品，使仓库料品以最优的方案进行配给。这样既满足了生产上的要求，又减少了库存量和资金占用，还可及时供应最终消费市场的需求信息，从而使整个供应链紧跟市场变化。正是通过这种购销存供应链系统的优化，达到了整个价值链的增值。

(5) 部门协同顺畅、及时，提高了整体效率

管理难点：在各个部门处理业务过程中，由于传统管理屏障了各环节数据的获取，致使分发到各部门的生产计划、材料计划等数据依然靠手工协调,有时会出现数据出错和不准等情况。

应用价值：通过信息集成，各部门之间实现了更充分的信息共享和更流畅的部门间业务协同。不同职能部门之间也将改变过去信息手工传递、延迟、停滞、重复录入、不一致、存在空白区的状况，做到原始数据一次录入，相关部门即刻共享，从而为业务的协同进行提供技术基础。实现生产、销售、库存、采购等核心管理部门的协调运作，信息快速传递，使计划更精确更灵活、生产运转更稳定、生产周期明显缩短，准时交货率提高，停工待料减少。

五、应用效果

通过T3系统的实施，青岛市新食代食品有限公司在市场反应速度、成本控制、应收账款掌控等各个方面获得了很强的改善能力，使企业在不断进步的基础上又取得了更大的成效。

库存占用减少 15%

资金周转天数减少10-15天

订单准时交付率提高20%

销售收入提高20%

六、客户评价

“通过用友T3标准版财务业务一体化的实施，将各种各样的信息汇总起来，方便各业务部门进行查询和检索，提高了管理效率，达到降低产品成本，管控应收账款的目的。”

--新食代食品公司财务经理  杨经理